DiFFerence Document Transfer
E-Mails, Belege für Kunden & interne Dokumente: Ihr habt das Chaos?
Wir bringen‘s in Ordnung. Und wir automatisieren – strategisch wie ein Jedi-Meister.
DiFFerence Document Transfer
E-Mails, Belege für Kunden & interne Dokumente: Ihr habt das Chaos?
Wir bringen‘s in Ordnung. Und wir automatisieren – strategisch wie ein Jedi-Meister.
Der smarte Weg, Dokumente sicher zu versenden und zu archivieren
Effizienz ist keine Illusion. Sie wird eure neue Realität.
Ihr arbeitet mit Microsoft Dynamics 365 Business Central? Und ihr habt trotzdem mit manuellen, fehleranfälligen Dokumentenabläufen zu kämpfen? Tatsache ist: Nicht nur in eurer Galaxie, sondern praktisch überall sind langsame Workflows, verlegte Dateien und unklare Zuständigkeiten an der Tagesordnung.
Genau hier setzen wir mit DiFFerence Document Transfer an: Als mächtige Erweiterung gibt euch die App die volle Kontrolle über eure Belege, automatisiert den Dokumentenversand und optimiert eure Abläufe – für umfassende Digitalisierung.
Durchblick dank klarer Strukturen
Compliance-Sicherheit dank Präzision
Zeitgewinn dank Automatisierung
Ob wachsendes Startup oder großes Mittelstandsunternehmen: DiFFerence Document Transfer passt sich an eure Prozesse an.
Neugierig geworden? Hier findet ihr die Lösung auf Microsoft AppSource und könnt sie kostenlos testen.
So wird es DiFFerent!
Euer smarter Workflow in drei Schritten
1 Individuelle Steuerung und Kontrolle
Ob Empfängerkonfiguration und -validierung, Vorlagenverwaltung, Schemata für die Dateiablage oder Schnittstellen zu Drittsystemen: Dank der intuitiven Setup-Funktionen habt ihr die Lage immer im Griff. Damit eure Geschäftspartner jeweils die richtigen Dokumente erhalten, könnt ihr Workflows standardisieren und dennoch die Kommunikation personalisieren.
2 Vollautomatisierte Übermittlung
Einkaufs-, Verkaufs- und Servicedokumente, Mahnungen oder der berühmte Schuhkarton mit den Belegen für euren Steuerberater: Richtet einfach die passenden Informations- und Belegflüsse ein, konfiguriert individuelle E-Mail-Vorlagen und lasst alles digitalisiert ablaufen. Eure Dokumente werden automatisiert, pünktlich und zuverlässig übermittelt.
3 Sicherer Transfer, sichere Archivierung
Euer SharePoint-Teamordner, eure Azure-Umgebung oder eine individuelle Ablagelösung: Alle relevanten Belege können automatisiert eingebunden oder selbst intuitiv per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. Wo etwas landet, entscheidet ihr. Schutz und Revisionssicherheit verstehen sich von selbst.
So wird es DiFFerent!
Warum ihr DiFFerence Document Transfer braucht
Statt Stunden mit Postversand, manuellem E-Mail-Versand oder der Suche nach Dokumenten zu verbringen, konzentriert ihr euch auf eure Kernaufgaben. Währenddessen steuert DiFFerence Document Transfer die Routineaufgaben zuverlässig im Hintergrund, mit klarem Fokus auf Prozessdigitalisierung und Compliance.
Ihr profitiert von einer automatischen elektronischen Übermittlung aller Belege, die euer Tagesgeschäft prägen – ganz gleich, aus welchen Bereichen, in welche Richtungen und über welche Kanäle. Und so spart ihr Tag für Tag wertvolle Zeit.
Neugierig geworden? Hier findet ihr die Lösung auf Microsoft AppSource und könnt sie kostenlos testen.
Belegversand und Dokumentenmanagement
- Unterstützung für E-Mails mit Angeboten/ Anfragen, Aufträgen/ Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen, Mahnungen, AGBs und mehr
- Automatisierte Erstellung, bidirektionale Übermittlung und Archivierung von Belegen inklusive Signaturen
- Intelligente Dokumentenerkennung und -verarbeitung
- Import von CSV-Dateien und anderen Formaten
- Ablage so einfach wie möglich: automatisiert oder per Drag-and-Drop
E-Rechnung
- Gesetzes- und steuerrechtskonforme Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen
- Versand und Empfang mit Unterstützung verschiedener Anbieter/ Formate (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, …)
- Zeitgesteuerter Versand an validierte E-Mail-Adressen
- Abbildung eurer Anforderungen an Archivierung, Nachvollziehbarkeit, Auditfähigkeit und Datenschutz
Zusammenarbeit
- Intuitive Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen sowie mit Geschäftspartnern auf eurer gewohnten Oberfläche
- Effizientere interne und externe Abläufe dank zentraler Storage-Plattformen
- Einbettung des Belegmanagements in bestehende Workflows
- Benachrichtigungen und Dashboards für den automatisierten E-Mail-Versand
Integration
- Ganzheitliche Business Central-Systemlandschaft mit reibungslosem Belegaustausch
- Unterstützung für On-Premises-, Cloud- und Hybridumgebungen
- Anbindung von Storage-Lösungen wie Microsoft Azure, SharePoint und DMS-Systemen
- Connectors für Drittsysteme wie Salesforce oder andere CRM-Lösungen
Eure Mission: Kontrollieren. Automatisieren. Optimieren. Euer Werkzeug: DiFFerence Document Transfer.
Business Central ist eine starke Plattform für eure Geschäftsprozesse, doch beim Beleg- und Dateitransfer stößt der Standard immer wieder an Grenzen.
Mit DiFFerence Document Transfer versendet ihr nicht einfach nur Belege, sondern ihr gewinnt durch die Automatisierung mehr Zeit, bietet euren Geschäftspartnern einen besseren Service und könnt Compliance-Anforderungen ohne großen Aufwand erfüllen. Deshalb gehört diese Erweiterung in jede Business Central-Umgebung.
Manuell
Automatisiert
Standardprozess für den Belegversand per E-Mail in Business Central:
Beleg, z. B. Auftrag
Auftragsbestätigung senden
Dialog mit Eingabe des E-Mail-Texts bearbeiten
Betreff anpassen
Inhalt anpassen
Signatur einfügen
Anhang prüfen ohne Umbenennungs-Option
E-Mail manuell senden
Automatisierter Prozess mit DiFFerence Document Transfer:
Beleg, z. B. Auftrag
An zentralen Postausgang senden
E-Mail-Sendeposten mit Anhang erstellen
Textaufbereitung mit Platzhaltern, Belegbezug, Inhalt und Betreff, sowie Beleganhang
Vorschau der Belege prüfen
Empfänger übermitteln
E-Mail durch Zeitplansteuerung versenden
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Möge die Macht der smarten Belegübermittlung mit euch sein!
Ihr wollt euch der interstellaren Rebellion gegen Ineffizienz anschließen und endlich Schluss machen mit Zettelwirtschaft, verpassten Fristen und Dokumenten, die wie in einem Schwarzen Loch verschwinden? Dann ist unsere App DiFFerence Document Transfer genau das Richtige für euch. Automatisierung, so präzise wie ein Jedi-Schlag.
Was ihr gewinnt? Zeit, Kontrolle, Sicherheit.
Was ihr verliert? Nichts mehr (außer vielleicht einen Ruf als chaotischer Haufen).
Galaktische Grüße
Euer Super-Bernd
Ihr fragt – wir antworten
FAQ
Was ist Document Transfer für Business Central?
Document Transfer ist eine Erweiterung für Microsoft Dynamics 365 Business Central, mit der du den E-Mail-Versand von Belegen automatisierst. Verkaufs-, Einkaufs-, Service- und Mahndokumente werden direkt aus dem Beleg versendet – regelbasiert, nachvollziehbar und revisionssicher.
Ersetzt Document Transfer die Standard-E-Mail-Funktion von Business Central?
Nein.
Document Transfer erweitert die Standard-E-Mail-Funktion von Business Central um professionelle Funktionen wie automatische Empfängerermittlung, Versandvorlagen, intelligente BCC-Logik und vollständiges E-Mail-Tracking.
Welche Dokumente können mit Document Transfer versendet werden?
Mit Document Transfer versendest du u. a.:
- Angebote & Auftragsbestätigungen
- Rechnungen, Gutschriften & Lieferscheine
- Mahnungen & Lieferanmahnungen
- Serviceaufträge, Serviceverträge & Servicerechnungen
Sowohl gebuchte als auch ungebuchte Belege werden unterstützt.
Für wen eignet sich Document Transfer besonders?
Die App ist ideal für Unternehmen, die mit Microsoft Dynamics 365 Business Central arbeiten und regelmäßig Belege versenden – insbesondere in:
- Buchhaltung
- Vertrieb
- Einkauf
- Service & After Sales
Welche Vorteile bietet Document Transfer?
- Automatisierter Belegversand direkt aus Business Central
- Zeitersparnis durch Wegfall manueller E-Mail-Erstellung
- Fehlerfreie Empfängerlogik durch klare Prioritätsregeln
- Mehrsprachige & wiederverwendbare Versandvorlagen
- Intelligente CC- und BCC-Funktionen (z. B. DATEV, CRM, Archivsysteme)
- Zentrale Nachverfolgung & Revisionssicherheit
Wie wird der E-Mail-Empfänger ermittelt?
Document Transfer nutzt eine intelligente Prioritätslogik:
- Belegartspezifische E-Mail-Adresse (z. B. nur für Rechnungen)
- E-Mail-Adresse aus Debitor- oder Kreditorenstammdaten
- Systemlogik von Business Central
So wird jedes Dokument automatisch an die richtige Adresse gesendet.
Kann ich E-Mail-Texte, Betreffzeilen und Anhänge individuell gestalten?
Ja.
Für jede Dokumentart lassen sich eigene Betreffzeilen, E-Mail-Texte, Dateinamen und Anhangsformate definieren – auch dynamisch mit Platzhaltern wie Kundennamen oder Belegnummern.
Unterstützt Document Transfer mehrere Sprachen?
Ja.
Document Transfer berücksichtigt die Sprache des Belegs und des Empfängers, sodass E-Mails automatisch im passenden Sprachkontext versendet werden.
Können Dokumente gleichzeitig an Kund*innen und Drittsysteme gesendet werden?
Ja.
Mit der intelligenten BCC-Funktion können Belege parallel an:
- Steuerberater (z. B. DATEV Unternehmen Online)
- CRM-Systeme (z. B. HubSpot)
- Archiv- oder DMS-Lösungen
gesendet werden – optional auch als separate E-Mail.
Ist der Belegversand vollständig automatisierbar?
Ja.
Der Versand kann über die Aufgabenwarteschlange (Job Queue) automatisiert werden, z. B. direkt nach der Buchung eines Belegs.
Habe ich trotzdem volle Kontrolle über den Versand?
Ja.
Jeder Versand wird im Dokumentenausgang von Business Central protokolliert. E-Mails können geprüft, angepasst, erneut versendet oder manuell verarbeitet werden.